公文告知函范文
機(jī)關(guān)單位相互之間, 企業(yè)跟外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通時常用的一種公文形式是告知函, 它主要是用來告知相關(guān)事項, 傳達(dá)相應(yīng)要求或者協(xié)調(diào)工作的。要寫好一份告知函, 關(guān)鍵在于格式要規(guī)范, 用語需準(zhǔn)確, 語氣得得體。不少新手在起草時容易出現(xiàn)格式混亂, 表述模糊這樣的問題, 實際上只要掌握基本框架, 便能夠?qū)懗鲆?guī)范的公文告知函。
告知函是什么用途
需要告知對方的時候, 可能會用到告知函, 它在日常工作里使用頻率頗高, 像企業(yè)變更地址要通知合作方, 又或者政府部門得向相關(guān)單位說明某項政策調(diào)整。其核心作用是把事情清晰地講出來, 將要求明確地表述好，以使對方能夠及時知道并給予配合。
常常有不少人錯誤地以為告知函就是平常的通知, 實際上這兩者存在著顯著的差別, 通知更多的是上級針對下級所形成的指令性文件, 然而知照函卻是平級或者并非相互隸屬的單位之間所使用的平行文, 其語氣顯得更為平和、正規(guī)且正式。
準(zhǔn)備撰寫告知函時, 首先得明確幾個關(guān)鍵要素, 分別是發(fā)函單位與收函單位之間的關(guān)系, 告知的具體詳細(xì)事項, 對方所需要進(jìn)行的配合要求, 還有辦理的規(guī)定時限。將這些要素梳理清晰后, 再動筆去寫那就會順暢許多了。
公文告知函范文怎么寫
一份符合標(biāo)準(zhǔn)的告知函, 一般涵蓋標(biāo)題部分, 還有主送單位部分, 再者是正文部分, 另外就是落款部分。
普通來講, 標(biāo)題常常是那種“關(guān)于××的告知函”樣式呈現(xiàn), 簡潔又明晰。主送單位要寫全稱, 正文起始直接切入主題, 中間部分要把事情交代得清清楚楚, 結(jié)尾部分提出具體要求或者請求。落款涵蓋單位名稱以及日期, 加蓋公章才具備效力。
下面是一份實用范文：
致某某單位, 按照工作安排, 我單位會在某月某日開展某某系統(tǒng)升級, 到那時相關(guān)服務(wù)會停止使用, 預(yù)計恢復(fù)時間是某月某日。請貴單位預(yù)先做好相關(guān)準(zhǔn)備, 要是有疑問請聯(lián)系某某部門。特此告知。
這段范文結(jié)構(gòu)完整，關(guān)鍵信息都有體現(xiàn)。
告知函寫作有哪些注意事項
最容易被寫告知函時忽略掉的, 是時間節(jié)點(diǎn)以及聯(lián)系人信息, 有好些發(fā)文單位呢, 只是提及“請配合”, 然而卻并未表明具體在什么時候去完成, 也沒說明要找誰進(jìn)行對接, 如此一來, 收到函件的那一方就會處于一頭霧水的狀態(tài)。
再者，語氣得拿捏住恰當(dāng)?shù)某叨? 告知函并非命令, 用詞需禮貌卻又不能卑微, “請”“望”“煩請”這般語詞可適度來用, 既能展現(xiàn)敬意, 又不會顯得太過生硬。
直至最后還要提醒一下, 在向?qū)Ψ桨l(fā)出告知函之前, 最好是使同事協(xié)助審核一回, 查看有沒有錯別字, 確認(rèn)時間是不是準(zhǔn)確的, 檢查格式是不是規(guī)范的。唯有細(xì)節(jié)做到位了, 才能夠彰顯出專業(yè)水準(zhǔn)。